Verwaltung von Wohn- und Gewerbeeigentum bzw. Wohnungseigentümergemeinschaften.

I. kaufmännische Verwaltung:

  1. Jahresabrechnung
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Hausgeldeinnahmen und -ausgaben, für das festgelegte Wirtschaftsjahr, als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum. Eine transparente Gliederung der Betriebskosten nach umlagefähigen Nebenkosten (für die Mieterabrechnung) und nicht umlagefähigen Hausgeldkosten. Sämtliche Unterlagen stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme im Büro der Verwaltung (nach vorheriger Terminvereinbarung) zur Verfügung. Alle Eigentümer erhalten mit Zusendung der Einladung zur Eigentümerversammlung folgende Unterlagen:
  • Jahresabrechnung
  • Kontoauszug / Einheit für Einzahlungen, Gutschriften und Belastungen während des Wirtschaftsjahres
  • Rücklagenentwicklung mit ausgewiesenem Anteil der jeweiligen Einheit
  • Ausweisung eines Vermögensstatus
  1. Wirtschaftsplan
Erstellung eines Wirtschaftsplans je Wirtschaftsjahr und Abrechnungseinheit ebenfalls gegliedert nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten. gemäß § 28 WEG.
  1. Verwaltungsbeirat
Abhalten von bis zu 2 kostenlosen Beiratssitzungen bzw. Objektbegehungen mit dem Verwaltungsbeirat. Erstellen von Protokollen über die Besprechungen und Versand an alle Beiräte.
  1. Eigentümerversammlung und Niederschrift
  • Einladung mindestens 2 Wochen vorher. Alle Top´s sind bereits in der Einladung eingehend beschrieben.
  • Der Verwalter führt den Vorsitz in der Versammlung und wird immer von einer/m Schriftführer/in begleitet.
  • Versand des Protokolls an alle Eigentümer
  1. Geldverwaltung und Zahlungsverkehr
  • Einrichten und Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten (offene Fremdgeldkonten). Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf einer Bank - welche die Verwaltung festlegt. Wir arbeiten hier mit der Volksbank Raiffeisenbank Oberbayern Südost.
  • Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen. Zahlungsanweisung stets unter Ausnutzung von Skonto.
  1. Buchführung (nur durch professionelles Personal)
Einrichten einer transparenten, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Insbesondere Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum. Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung gemäß Beschluß der Versammlung, durch spezielle Terminierungs-EDV. Anlegen von Einnahmekonten für Erträge sowie Ausgabekonten je Kostenart, Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Rückstellungen. Sonderverrechnungskonten über Forderungen und Verbindlichkeiten und Verbuchung aller Bankbewegungen und Gutschriften, einbuchen der Abrechnungsergebnisse für Heizung und Wasserverbrauch auf das Sondereigentum in die Jahresabrechnung. Selbstverständlich weisen wir einen Vermögensstatus aus, damit Sie und wir einen logischen Rückschluss auf die Stimmigkeit der Abrechnung haben.
  1. Öffentliche Aufgaben
Gemäß dem Mehrheitsbeschluß der Eigentümerversammlung alle Maßnahmen gegenüber öffentlich-rechtlichen, sowie privaten Belangen durchführen, die zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils für die Gemeinschaft erforderlich sind.
  1. Allgemeine Vewaltung
Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, soweit es die gemeinschaftlichen Belange betrifft. Büroleistungen, wie z. B. Porto, Telefon, Kopien, Dienstfahrten, soweit sie im Rahmen der hier aufgeführten Leistungen veranlasst wurden, sind in der pauschalen Verwaltergebühr enthalten und werden nicht gesondert berechnet.
  1. Beschlusssammlung
Zur Führung der gemäß § 24 WEG geforderten Beschlusssammlung verwenden wir ein Datenbankprogramm, in dem für jede WEG ausser den Beschlüssen auch alle sonstigen wichtigen und langfristigen Regelungen (wie z.B. wichtige Regelungen oder Änderungen der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung) eingepflegt werden. Damit können sich alle Miteigentümer auf einfache Weise einen schnellen Überblick über alle wichtigen Regelungen und Beschlüsse verschaffen.

II. Technische Verwaltung:

  1. Objektbegehungen/Technische Kontrolle
Objektbegehungen mit dem Verwaltungsbeirat zur Überwachung des Bautenzustandes und Feststellung des Instandhaltungsbedarfs. Je nach Sanierungsbedarf werden hier bis zu zwei kostenlose Begehungen / Jahr durchgeführt. Ausarbeitung von Instandhaltungsplänen und Erstellung und Versendung des Protokolls an alle Verwaltungsbeiräte.
  1. Angebotseinholung und Auftragsvergabe
  • Einholung von Kostenangeboten und Vergleichsangeboten
  • Empfehlungen bei der Auswahl von technischen Lösungen und mitwirken bei den Preisverhandlungen bei der Auftragsvergabe
  • Soweit notwendig heranziehen von Sonderfachleuten auf Kosten und mit Mehrheitsbeschluss der Gemeinschaft
  • Erstellen der schriftlichen Kleinaufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, als Geschäft der laufenden Verwaltung bzw. bei größeren Aufträgen nach genehmigendem Beschluss der Eigentümerversammlung
  1. Überwachung von Fristen und Gewährleistung
  • Terminüberwachung bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen, Schlußrechnungen ( mit spezieller Terminierungs-EDV)
  • Ortsbesichtigungen mit Handwerkern
  • Führung von Vergabeverhandlungen
  • Vergabe von Pauschal-Festpreis-Aufträgen in Form ausführlicher, bewährter Bauverträge. Dies bedeutet Preis- und Leistungssicherheit für die Eigentümergemeinschaft.
  • Abnahme von ausgeführten Arbeiten (auf Wunsch mit dem Verwaltungsbeirat)
  1. Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen
Um in dringenden Notfällen jederzeit Hilfestellung geben zu können und Notmaßnahmen einzleiten, arbeiten wir mit einigen Fachbetrieben sehr eng zusammen. Auf diese Weise ist es uns möglich auch an Wochenenden und Feiertagen Notreparaturen ausführen zu lassen und somit möglich Schäden gering zu halten.
  • Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc.
  • Abwicklung von Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum / Schadensmeldung an die Versicherung.
  • Abrechnung mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Gemeinschaftseigentum.
  • Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- / Gemeinschaftseigentum.
  1. Schlüsselbestellungen
Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für das Sonder-/Gemeinschaftseigentum.
  1. Sicherheitseinrichtungen
Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Fachleute und Technischen Überwachungsverein (TÜV).
  • Heizung
  • Aufzüge
  • Blitzschutzanlagen
  • Lüftungsanlagen
  • Brandschutzeinrichtungen
  1. Überwachung der Dienstkräfte
Verpflichtung bzw. Vertragsabschluss, Betreuung und Überwachung der Dienstleister ( wie z. B. Hausmeister und Wartungsfirmen) für die Eigentümergemeinschaft.
  1. Hausmeistertätigkeit
In allen durch uns verwalteten Gemeinschaften sind „Dienstleistungsverträge für Hausbesorgungstätigkeiten“ abgeschlossen. Dies bedeutet, daß ausschließlich Hausmeister auf selbständiger Basis (entweder professioneller Hausmeister-Service oder Eigentümer mit Gewerbeanmeldung) als Auftragnehmer der Gemeinschaft auftreten. Dadurch sind die enormen Kosten, Pflichten und Risiken die mit der Rolle als „Arbeitgeber“ verbunden sind von der Gemeinschaft abgewendet. Der Dienstleistungsvertrag umfasst einen umfangreichen Leistungskatalog für alle anfallenden Tätigkeiten in und um die Anlage und regelt die Vergütung zu einem „FESTPREIS / MONAT“

III.Juristische Verwaltung:

  1. Vertragswesen
Prüfung und Abschluß von Verträgen der Gemeinschaft ( z. B. Versicherungsverträge, Kundendienstverträge etc.) gemäß dem Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung oder Vorgabe des Verwaltungsbeirats.
  1. Klageverfahren
Einleitung des Klageverfahrens wegen Wohngeldrückstand spätestens nach der 3. Mahnung. Diese Verfahren führen wir i. d. R. im Namen der Gemeinschaft selbst ohne einen Anwalt hinzuzuziehen.
  1. Anfechtungsverfahren
Gerne stellen wir uns im Rahmen drohender Anfechtungsverfahren einzelner Eigentümer gegen die Gemeinschaft als Schiedsstelle und Schlichter zur Verfügung und versuchen im Rahmen von mediativen Gesprächen eine für alle Beteiligten akzeptable Lösung der Probleme zu finden und somit Kosten für Rechtsstreite zu vermeiden. Im Falle dies nicht gelingt:
Einleitung von notwendigen Schritten und herbeiführen von notwendigen Beschlüssen bei Anfechtungsverfahren (Beauftragung Anwalt, etc.) innerhalb der Gemeinschaft. Auftreten als Zustellungsbevollmächtigter und Verfahrens-bevollmächtigter für die Antragsgegner bzw. Beklagten. Zuarbeit und Aufbereitung der Unterlagen für den durch die Gemeinschaft verpflichteten Rechtsanwalt.
  1. Beweisverfahren
Dokumentation und Aufbereitung notwendiger Beschlüsse. Einleitung des selbständigen Beweisverfahrens, selbstverständlich nur nach Mehrheitsbeschluß der Gemeinschaft und durch Verpflichtung eines Rechtsanwaltes oder/und Sachverständigen, der die Interessen der Eigentümergemeinschaft auf deren Kosten vertritt.

Gerne sind wir auch hier im Vorfeld als Vermittler bzw. Mediator zwischen Handwerker bzw. Bauträger und Gemeinschaft tätig um hohe Kosten durch langwierige Rechtsstreite zu vermeiden.